Con delantales y guantes, Karin Pereira y Guillermo Torres van de un estante a otro,  con minuciosidad miden las estanterías, cuentan las bandejas y registran todo en una planilla. La finalidad es conocer la infraestructura de los depósitos del Archivo Regional de Tarapacá (ART), cómo está organizada, y cuál es su capacidad para la documentación actual y futura.

Ambos forman parte del equipo de la Coordinación de Transferencias Documentales de la Subdirección de Archivos, y viajaron hasta Iquique, los primeros días de agosto, para apoyar el trabajo de los funcionaros del ART. Sus primeras tareas fueron la identificación con números de los depósitos y las estanterías; la identificación de la capacidad de los depósitos en cuanto metros lineales, y la cuantificación del total de bandejas de cada estante. “Toda esa información para nosotros es relevante para desarrollar proyectos que amplíen la capacidad del archivo”, observó Karin Pereira.

Posteriormente efectuaron una primera aproximación a los fondos documentales, examinando el cuadro sinóptico, y trabajando en su actualización y posibles correcciones, para luego publicarlo en el sitio web del Archivo Nacional. 

Dentro de este ámbito, revisaron el ingreso de nuevos fondos y series documentales al ART. Este proceso conocido como transferencia documental implica comprender sus etapas externa e interna. Karin Pereira explicó que la primera consiste “en la gestión previa que se realiza con la institución que va a transferir, conlleva la visita del coordinador, en este caso de Ernesto Almonte, la revisión de los documentos y la entrega de las instrucciones para que éstos lleguen organizados y en buen estado de conservación”. Así se define, por ejemplo, si hay que efectuar alguna intervención previa y de qué tipo, de acuerdo con todas las normas del área de conservación.

En tanto, la parte interna de una trasferencia es la recepción de los documentos al archivo: qué hay que hacer con ellos, cómo revisarlos, qué datos hay que obtener de ellos, para luego generar el acuso de recibo que es firmado por la subdirectora del Archivo Nacional, Emma De Ramón. Después, se lleva a cabo la actualización de los cuadros sinópticos.

Precisamente, la visita técnica finalizó con un ejercicio práctico con la última documentación transferida al ART, el objetivo fue explicarles a los funcionarios la gestión externa del proceso, y ejecutar en conjunto la parte interna: revisión de las cajas y los volúmenes, y la determinación de los metros lineales, entre otros aspectos.

De esta manera, el ART ha recibido durante los últimos meses apoyo y capacitación en diversas áreas –como la conservación preventiva de documentos y un curso sobre archivística– que permiten fortalecer y mejorar su trabajo con el patrimonio documental de la región.