El proyecto de digitalización es parte de los proyectos que son financiados con fondos patrimoniales de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM), por lo que la digitalización de los documentos de inscripciones de propiedades de los Conservadores de Bienes raíces, Comercio y Minas, constituye un Proyecto Patrimonial de suma importancia para toda la ciudadanía.

En el año 2001, el Archivo Nacional de Chile inició un Proyecto de Modernización de procesos y servicios, en el marco del "Proyecto de Reforma y Modernización del Estado - Programa Gobierno electrónico", el que fue planteado como un proyecto de arrastre a 5 años de ejecución ( 2001-2005 ) y que a la fecha sigue vigente.

El proyecto consiste en la implementación de un sistema automatizado para el desarrollo de bases de datos documentales, texto e imagen, de los fondos disponibles en el Archivo: en sus primeras etapas Conservadores de Bienes Raíces y en la actualidad inscripciones de Comercio, Minas, Fondo Jesuitas de América y Censo guía de Archivos Chilenos.

A través del proyecto, se ha generado una base de datos documental que integra la descripción de los documentos y su imagen digital, constituyendo un catálogo normalizado de acuerdo a estándares internacionales, que permite el acceso en línea, desde cualquier punto del país y a través de internet, con lo cual se satisface la necesidad de información de diversos tipos de usuarios como: organismos públicos y privados, estudiantes e investigadores y ciudadanos en general.

Con el fin de agregar valor al catálogo, el proyecto de digitalización cuenta con un sistema de carro de compras para la solicitud en línea de certificados de dominio vigente, hipotecas y gravámenes, prohibiciones e interdicciones y legalizaciones. Las solicitudes son realizadas por el usuario, en línea, a través de Internet y procesadas por el staff del Archivo a través de un flujo de trabajo automatizado work flow y firmadas por el Conservador, usando la firma electrónica avanzada.

Con el fin de ampliar la cobertura geográfica y temática de los documentos y en atención a las demandas de información, cada año se digitalizan nuevas inscripciones de diversas localidades del país.

Objetivos

El objetivo general del proyecto es modernizar los servicios de información a partir del uso de tecnologías de la información y comunicaciones, para la formación de bases de datos con la descripción e imagen digital de los fondos documentales existentes en el Archivo Nacional y para la solicitud en línea y procesamiento automatizado de certificados y legalización de documentos.

Como objetivos específicos el proyecto agilizael acceso y recuperación de los documentos; Aumenta la cobertura de acceso a la información haciendo disponible el servicio a través de Internet; Garantiza el derecho ciudadano sobre el acceso oportuno a la información generada por los organismos del Estado, todos aspectos que siguen los lineamientos establecidos por el Gobierno en el marco del PRYME y de la Ley N° 20.285 sobre acceso a la información pública y preserva los documentos originales, vulnerables al deterioro, evitando su manipulación excesiva. (Impacto en las copias simples).

Es importante destacar que cualquier usuario a través de Internet, usando la página http://documentos.archivonacional.cl puede solicitar certificados que incluyan la firma electrónica avanzada para acreditar la autenticidad de los documentos en cualquier acto jurídico: dominio vigente, hipotecas y gravámenes, prohibiciones e interdicciones, legalizaciones.

Con éste proyecto el Archivo Nacional ha mejorado los plazos de respuesta a las solicitudes y la cobertura de acceso a la información, conservando el patrimonio documental, al evitar la manipulación excesiva del documento original y ha logrado la reducción en los costos de impresión y envío de documentos a los distintos puntos del país desburocratizando los trámites para la obtención de los certificados.

Y lo más importante, democratiza el uso ciudadano de la información al dejar esta herramienta de acceso a la documentación, disponible a cualquier tipo de usuario, en cualquier momento y desde cualquier lugar eliminando la necesidad de dirigirse en forma presencial a las oficinas del Archivo, para solicitar los antecedentes que requiere.