Con una gran asistencia de público, este jueves 13 de julio, fue presentado el proyecto de la Ley General de Archivos, en el Salón Ricardo Donoso del Archivo Nacional (AN), una legislación que pronto entrará a su discusión en el Congreso, y que crea una nueva categoría del patrimonio documental de la nación, como resultante del ejercicio de la función archivística.

En la actividad, la subsecretaria del Patrimonio, Carolina Pérez Dattari, expresó que el anteproyecto es una prioridad del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio: “Permite dar viabilidad a los procesos de modernización del Estado al instruir la obligación de la actividad archivística que deberán desarrollar los Servicios Públicos en todos sus procesos documentales, desde la creación de un documento hasta su eliminación o conservación permanente”.

La subsecretaria agregó que la historia del desarrollo de la institucionalidad archivística del Estado da cuenta de la importancia de contar con una Ley de Archivos, la sociedad ha cambiado y las normativas necesitan actualizarse, recordando las palabras que le manifestó la directora del AN, Emma De Ramón Acevedo, sobre la necesidad de una legislación, cuando asumió su cargo: “No sólo tiene que ver con la historia sino, también, con las necesidades propias de la ciudadanía del acceso a sus propios documentos”.

En tanto, Emma De Ramón manifestó que el proyecto es fruto de un proceso de ocho años de trabajo en el cual han participado diversos especialistas, instituciones de Gobierno y organizaciones archivísticas. Agradeció principalmente a Patricia Huenuqueo y Tanía González, profesionales del AN, quienes han estado a cargo de la redacción de la ley, realizaron la charla, y a José Cortés, abogado del Servicio Nacional del Patrimonio (SERPAT).

Aspectos generales de la legislación

Patricia Huenuqueo, coordinadora Técnico Normativa del AN, comenzó la charla realizando un diagnóstico del contexto que ha impulsado la necesidad de tener en Chile una Ley General de Archivos. Una de los factores fue la promulgación de la Ley de Transparencia, que tiene 14 años, y que si bien no aborda el tema de los archivos permitió visibilizar un problema: las instituciones no tienen la capacidad de presentar los documentos en forma íntegra y oportuna, no hay una forma de demostrar la trazabilidad de la documentación en las organizaciones del Estado. Al respecto, también, citó un estudio del Ministerio de Hacienda que da cuenta de los problemas y los costos para el Estado en la administración de su documentación.

La archivera explicó que actualmente existe un consenso –que va más allá de los especialistas– de entender que “avanzar en la protección de los documentos públicos es facilitar que las personas tengan mayores garantías de respeto a sus derechos, de que puedan exigir el cumplimiento de las obligaciones de la Administración Pública. Y, en este sentido, los archivos no tienen solo un valor patrimonial, para la investigación o la cultural, sino también tiene un valor en la vida de cada uno de nosotros, porque nuestra vida se sustenta sobre documentos”.

En este marco, el proyecto de la Ley General de Archivos reconoce la “función archivística” del Estado (FAE) entendida como los principios, normas y actividades que órganos y entidades públicas deben implementar en los procesos documentales que realizan en su quehacer permanente. Este punto es relevante, ya que además de sus otras funciones –como la de seguridad o la financiera–el Estado adquiere una nueva, pues por su esencia misma produce documentos y debe resguardarlos.

La función archivística se ejercerá a través del Sistema Nacional de Archivos (SINAR), que se crea con la Ley 21.045, la que establece que el AN lo dirigirá, pero no aborda su implementación, por ello el proyecto de la Ley General de Archivos si lo hace a través de unos 30 artículos.

Asimismo, el proyecto instaura el Fondo Nacional de Archivos para financiar el rescate y desarrollo de los archivos privados que se adscriban voluntariamente al SINAR, y que no será concursable, y el Consejo Nacional de Archivos, un órgano colegiado, asesor del AN en materia de políticas archivísticas y en la administración del fondo.

Otros capítulos del documento –expuso Patricia Huenuqueo– son los dedicados a los archivos privados y la gestión documental del Estado.

Finalmente, Tania González, profesional de la Coordinación Técnico Normativa, cerró la charla explicando las sanciones que establece la nueva legislación a las instituciones que incumplan algunos de los procesos archivísticos.

Los asistentes tuvieron, también, un tiempo para realizar sus comentarios y consultas sobre el proyecto de ley.