El 15 de marzo pasado el Diario Oficial publica el Decreto con Fuerza de Ley (DFL) N°1 promulgado el 9 de noviembre del 2020 Que Determina los Requisitos del Método de Elaboración, Conservación y Uso de las Microformas y de aquellos a emplear en la Destrucción de Documentos Originales en virtud de la Ley N° 18.845, proceso enmarcado en la Ley de Transformación Digital del Estado, que busca impulsar un proceso de modernización en la gestión pública y la mejora eficiente en la relación de la Administración con la ciudadanía, en el cual el Archivo Nacional (AN) tendrá un rol fundamental en su implementación, gestión y control.

Este hito marca el cierre de un proceso de elaboración de la normativa señalada en la Ley 21.180 que contempla además de dicho DFL, el Reglamento de Archivo Electrónico y el Reglamento para la digitalización de documentos originales en soporte papel, elaborados por una mesa técnica multidisciplinaria puesta en marcha por la Coordinación Técnico Normativa del AN y que funcionó entre diciembre de 2019 y marzo de 2020.

Esta mesa estuvo compuesta por Patricia Huenuqueo, Tania González, Karin Pereira, Elisa Vásquez, Natalia Ríos e Ingrid Sarria, profesionales de las unidades técnicas del AN; Julio Arancibia y Karla Fischer asesores jurídicos del Ministerio de la Culturas, las Artes y el Patrimonio (MINCAP) y del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural (SNPC), respectivamente; y Pilar Díaz, Gabriela Andaur, Constanza Salgado y Hernán Cabrera, del Proyecto de Modernización para la Transferencia Electrónica. En algunas de sus reuniones también participó Gonzalo Benavente, asesor jurídico de la Subsecretaría de Cultura.

Como resultado de este trabajo, se elaboró un borrador que fue enviado a la Secretaria General de la Presidencia (SEGPRES) con quien posteriormente se revisaron algunos puntos críticos y que, luego de nuevas reuniones entre las áreas pertinentes, se logró ajustar, complementándolo con minutas de apoyo para fundamentar las disposiciones clave a considerar. Este trabajo se extendió hasta noviembre del año 2020, cuando finalmente MINCAP entregó a la SEGPRES el texto definitivo del DFL que fue publicado recientemente por el Diario Oficial.

Su contenido

El DFL N°1 permitirá la implementación de procesos de digitalización, obteniendo así una "microforma" (documento digitalizado) con valor legal. Hasta ahora, en Chile no existía una norma que estableciera ese valor legal, excepto la Ley de Documento Electrónico (Ley N°19.799) la cual establece las características y requisitos que debe contener un documento en soporte electrónico. Sin embargo, en este caso se trata de documentos originales en soporte papel, que serán digitalizados, pero que dicha copia digital tendrá un valor probatorio equivalente.

El propósito de la norma es dar cumplimiento a la disposición establecida en el inciso segundo del artículo 1 la Ley 21.180 "Todo procedimiento administrativo deberá expresarse a través de los medios electrónicos establecidos por ley, salvo las excepciones legales."

El rol del AN

En este contexto al Archivo Nacional le corresponderá supervisar y controlar que estos procesos se lleven a cabo en virtud de la normativa vigente. Adicionalmente, se encuentra en proceso de elaboración el Procedimiento de Digitalización de Documentos originales en soporte papel, que pretende normalizar el conjunto de tareas que este proceso involucra y servir de guía a las instituciones que deberán cumplir con esta obligación.

Asimismo, al AN le corresponderá autorizar la eliminación de documentos originales en soporte papel que hayan sido digitalizados; en caso de proceder, esta facultad se encuentra contenida en el capítulo IV del DFL. Además, con el objeto de instruir a las instituciones a la hora de proceder a la eliminación de aquellos documentos autorizados por el AN, se está elaborando el Procedimiento de Eliminación Documental, que servirá de guía para ejecutar correctamente este proceso.

El DFL N°1/2020 también reconoce el rol de órgano rector del AN, en materia de digitalización y eliminación de documentos generados por la Administración Pública y, por ende, su papel de supervisor en el correcto manejo y la conservación de aquellos documentos con valor histórico y cultural, con el objeto de velar por el resguardo de la transparencia y acceso a la ciudadanía.

Puede revisar el DFL N°1/2020 en el siguiente link: