Este 24 julio, el historiador y profesor brasileño Vitor Manoel Marques Da Fonseca realizó la charla "Los principios de la descripción archivística y los beneficios de su uso", ante unas 60 personas, en el Salón Donoso del Archivo Nacional (AN).

Emma de Ramón, directora del AN, expuso que la institución se encuentra en un momentos de grandes desafíos -con el proyecto de transferencias electrónicas, la creación de archivos regionales y la instalación de un Sistema Nacional de Archivos- "frente a los cuales es crucial reflexionar acerca de los procesos archivísticos, por eso en esta oportunidad se aborda el tema de la descripción documental".

Precisamente, explicó que la charla se enmarcó en un curso de cuatro días que el archivero ofreció a los funcionarios y las funcionarias de la Unidad de Clasificación y Descripción del AN. La finalidad de la capacitación fue "pensar en cómo estamos realizando el proceso de descripción y conocer las normas y procedimientos que actualmente están siendo planteados en el ámbito archivístico".

Políticas, contextos y decisiones

Vitor Manoel Marques Da Fonseca, funcionario del Archivo Nacional de Brasil, entre 1981 y 2016, y actualmente es profesor del Departamento de Ciencias de la Información de la Universidad Federal Fluminense, y un especialista en normalización, por lo que es miembro del Grupo de Expertos en Descripción Archivística del Consejo internacional de Archivos (ICA).

Durante su exposición planteó que en el contexto de los archivos hoy -con acervos y transferencias más grandes, fondos sin descripción, aumento de los usuarios presenciales y en línea, sumado las restricciones financieras, poco personal y equipamientos insuficientes- una política de descripción en los archivos surge como una herramienta para optimización de los recursos y maximización de los resultados.

Da Fonseca explicó que "las normas de descripción nacionales forman parte de una política de descripción institucional, pero no son lo mismo". Los archivos deben considerar esas directrices, sin embargo, sus decisiones acerca de este proceso deben tomarse de acuerdo a su situación y prioridades.

Determinaciones tales como definir y nombrar los fondos, las series, etc., qué niveles usar en la organización y en la descripción, o qué elementos de descripción usar y cuales no usar, entre otras, deben considerar una diversidad de aspectos: axiomas teóricos y metodológicos, habilitación de los equipos, material y equipamiento necesario, e intercalación de trabajos a largo plazo con otros breves.

El especialista precisó que siempre debe considerarse que la descripción tiene límites: "es una representación, y un documento no puede representarse de manera perfecta". Los criterios de descripción dependen de personas que tienen valores, visiones de mundo diferentes. En suma, se trata de un proceso archivístico que tiene una dimensión autoral e histórica.

En este sentido, concluyó que las normas no lo resuelven todo, pero que es un "deber social" de los archivos describir las documentación que poseen, tanto para que los usuarios conozcan los fondos como para que los archiveros los conserven y manejen.