"El desafío de la preservación digital en el Estado de Chile", se tituló el seminario, realizado el pasado 9 de octubre, y que organizó por el Proyecto de Modernización del Archivo Nacional (AN) y la Secretaría de Modernización del Ministerio de Hacienda.

La actividad tuvo la finalidad de relevar el rol y la importancia de la conservación de los documentos electrónicos, generados especialmente por el Estado, los cuales conforman nuestra memoria digital y continúan siendo una fuente de derecho para personas e instituciones.

"Generar una instancia como esta, donde expertos nacionales e internacionales vengan a compartir sus experiencias en la implementación de soluciones de la preservación digital, resulta muy relevante (…) Estamos convencidos de que quienes trabajamos en las instituciones públicas debemos conocer y entender su importancia y que como Estado debemos definir una estrategia común para abordarla", expresó Amaya Fraile, coordinadora del Programa de Modernización del Sector Público del Ministerio de Hacienda. Agregando, además, que: "Nuestro rol es apoyar proyectos transversales que permitan avanzar hacia un Estado moderno, cercano, inteligente y al servicio de las personas, por lo que nuestro compromiso es seguir apoyando al desarrollo del Archivo Nacional Digital, junto a otros proyectos".

En tanto, Emma De Ramón, directora del AN, expuso la importancia de los archivos en la construcción de la historia y la identidad del país, y su papel fundamental en la democracia y Estado de derecho. Asimismo, abordo los desafíos actuales de la institución en un mundo digital: "Así mientas los papeles, los pergaminos, las piedras, las tradiciones orales son accesibles en largo plazo, los documentos electrónicos, con todas sus ventajas, presentan una fragilidad material, si me permiten llamarlo así, tan fundamental que nos amenaza en aquello que nos es más preciado: nuestros recuerdos".

Comentó que con la próxima promulgación de la Ley de Transformación Digital, en pocos años más, la administración pública estará inmersa la gestión documental electrónica, trabajando con documentos electrónicos tramitados en plataformas especializadas. En este escenario, precisó De Ramón, el AN en su misión de preservar y dar acceso la documentación del Estado, y aquella relevante para la historia de Chile, impulsó este encuentro para dialogar y reflexionar sobre la conservación digital a largo plazo, en cuanto a sus desafíos, alcances y desarrollo en el ámbito internacional.

Formatos digitales contra el tiempo

El seminario continuó con la presentación del coordinador del Proyecto de Modernización del AN, Hernán Cabrera, quién explicó las etapas y avances para dotar a la institución de un sistema para recibir transferencias de documentos electrónicos generados por instituciones públicas, producir directrices técnicas, proponer normativa asociada y generar productos que faciliten su implementación.

Después fue la archivera canadiense Sara Allain, de Artefactual System, una empresa que ha desarrollado software de código abierto, como Archivematica y AtoM, quien abordó la importancia y las alternativas tecnológicas para la preservación digital.

Al respecto, presentó tres definiciones para comprender la preservación digital. La primera señala que es sistema que permite el establecimiento y seguimiento de políticas, la organización de las colecciones, la realización de mediciones de respaldo, y la centralización de los recursos y servicios. Otra indica que es: "La obtención de material informático que sea digno de preservación, para controlarlo y mantener su utilidad para siempre". Finalmente, planteó que puede, también, entenderse como: "una serie de actividades para asegurar la continuidad del acceso a material digital, tanto tiempo como sea necesario".

Allain expuso que en el caso de su organización no solo resguarda lo que dicen los documentos electrónicos, sino también como fueron creados esos documentos. Planteó que los documentos electrónicos poseen propiedades que deben ser preservadas para que mantengan su autenticidad y confiabilidad.

Explicó que existe un acuerdo extendido que la mejor opción en la preservación digital es el enfoque de "data-centric" (enfoque centrado en los datos): "No solo conservamos los archivos originales, sino también migrarlos a un formato que creemos que es mejor para la preservación y el acceso a largo plazo". Esto equilibra la necesidad de asegurar que el material es auténtico y fidedigno y, al mismo tiempo, hacerlo accesible a la comunidad.

La especialista finalizó planteando que la preservación digital es una inversión a largo plazo, que requiere continuo apoyo y atención: "Es una inversión que vale le la pena para archivos más confiables, auténticos y accesibles":