El Archivo Nacional (AN) cerró el año 2021 con la primera transferencia oficial de documentos a través de su Plataforma de Transferencia de Documentos Electrónicos. El protagonista de este hito fue el Consejo para la Transparencia (CPLT).

Fueron transferidos 596 expedientes de Tramitación de Casos, correspondientes al año 2009. La documentación registra la gestión realizada por el Consejo para dar respuesta a los reclamos o amparos presentados por personas que han hecho una solicitud de información, pero que no han encontrado respuesta satisfactoria por parte de algún órgano en particular. 

El proceso de transferencia fue rápido debido a la habilitación realizada a los funcionarios a cargo por los profesionales del Archivo Electrónico del AN, pero también gracias a las características de la plataforma desarrollada tomando en consideración las opiniones de las contrapartes del AN en las distintas instituciones públicas.

La habilitación del CPLT partió en enero de 2021 y se realizó de forma totalmente virtual, siguiendo la metodología diseñada para este fin por el Archivo Electrónico. A través de una serie de actividades y reuniones de retroalimentación, se pudo concluir la habilitación y dar paso a la transferencia electrónica, que fue ejecutada entre los días 20 y 23 de diciembre de 2021. En este proceso participaron Marcia Escobar, coordinadora de Oficina de Partes y Gestión Documental, y Melisa Muñoz, administrativa de la misma unidad del CPLT.

Un aspecto que destacar es el éxito que se tiene en la transferencia cuando las personas encargadas de la misma son apoyadas por la alta dirección de la institución. En el caso del CPLT, la participación activa de las jefaturas llevó a contar con indicadores de desempeño vinculados específicamente a la transferencia.

Proyecciones 2022

A principios de enero de 2022, el CPLT realizó con éxito una segunda transferencia documental, esta vez con los documentos generados durante 2010. Ahora, antes de terminar el mes, será la propia institución de manera autónoma (sin el acompañamiento activo del Archivo Electrónico), la que realizará el trabajo de transferencia de los documentos de 2011.

Con esta actividad se podrá comprobar su grado de habilitación y poner a prueba los propios procesos de habilitación diseñados e implementados por el Archivo Electrónico, de tal manera de sistematizarlos aún más. De esta manera, el trabajo realizado con el CPLT y otras instituciones -que han participado del proceso de habilitación- permitió generar un cuerpo de conocimiento actualizado, que será entregado a todas las instituciones públicas a través de una plataforma web especialmente diseñada para este fin, lo que ayudará a aumentar de manera significativa la cantidad de instituciones públicas habilitadas en la transferencia electrónica 

Para el año 2022, el Archivo Electrónico incentivará a diversas instituciones a trabajar autónomamente para iniciar el proceso de transferencia de sus expedientes electrónicos.