Este viernes se realizó la primera transferencia electrónica de documentos entre una institución pública y el Archivo Nacional (AN), en modo prueba, dando inicio a la implementación gradual de todo el ecosistema tecnológico que albergará la solución de transferencia, almacenamiento y preservación a largo plazo de los documentos generados electrónicamente por el Estado. La entidad pionera en este nuevo proceso de transferencia documental fue la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros (ATTA), dependiente del Ministerio de Hacienda.

El evento contó con la presencia de la ministra de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, Consuelo Valdés; del subsecretario de Patrimonio Cultural, Emilio de la Cerda; del director (s) del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural, Javier Díaz; de la directora del Archivo Nacional, Emma de Ramón. y la jefa (S) de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, Paula Middleton.

“Esperamos que este sea solo el puntapié inicial para la construcción progresiva de un sistema que permitirá una transformación digital en el envío y recepción de documentación clave del Estado que deberá ser preservada en el Archivo. Lo que ocurrió ha sido mucho más que un traspaso de datos, significa, por primera vez, el desarrollo de estándares nacionales para transferencia y preservación de documentos electrónicos de la administración pública”, explicó la secretaria de Estado.

El Proyecto de Modernización del Archivo Nacional -financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Ministerio de Hacienda- tiene como objetivo dotar al Archivo Nacional de un sistema para recibir transferencias de documentos electrónicos generados por instituciones públicas, producir directrices técnicas, proponer normativa asociada y generar productos que faciliten su implementación.

En otras palabras, al igual que los documentos en papel producidos por el Estado son transferidos al AN, los documentos nativamente digitales que genera actualmente también serán depositados virtualmente en la institución. Esto supone contar con una plataforma que va más allá de los archivos compartidos o las “nubes” que existen en Internet, sino poseer un sistema en el cual esa documentación sea descrita, almacenada, conservada y, finalmente, esté accesible a la búsqueda de los usuarios.

PRESERVACIÓN Y ACCESO PARA LA CIUDADANÍA

Para la realización de la transferencia electrónica se requieren procesos técnicos que permitan asegurar la recuperación y la validez legal de los documentos conservados en el Archivo Nacional.

En este marco, el AN adquiere un rol relevante en la transformación digital del Estado al propiciar mayor transparencia en los actos administrativos del Estado y reducir los costos y tiempos que hoy implica la búsqueda e impresión de documentos en las instituciones públicas.

Gracias a la modernización del AN, la ciudadanía podrá acceder a los documentos públicos desde cualquier lugar de Chile y el mundo, ya que se encontrarán disponibles para consulta en una plataforma online.

Entre las próximas acciones del proyecto está la incorporación de nuevas instituciones públicas al trabajo colaborativo; el fortalecimiento tecnológico del componente de almacenamiento de los documentos transferidos; la construcción de mecanismos y procedimientos de preservación y conservación a largo plazo; la creación de un sitio web para consultar documentos que ya han sido transferidos y la integración con las bases de datos de AN.

CONSULTA CIUDADANA

En el contexto de esta actividad, AN dio a conocer el lanzamiento de la Consulta Pública de los documentos archivísticos generados por el Proyecto de Modernización, con la finalidad de abrir un espacio de discusión y retroalimentación que permita enriquecer los procedimientos que se encuentran en una fase preliminar. La Consulta Pública está abierta desde el 18 de diciembre hasta el 31 de enero de 2019.

Más información en www.archivonacional.cl