Más de 200 funcionarias y funcionarios públicos de todo el país se conectaron, este miércoles 14 de julio, a la charla introductoria "Transferencia electrónica desde las instituciones públicas al Archivo Nacional" que brindó el equipo del Archivo Electrónico (AE) del Archivo Nacional (AN), con el apoyo de la Secretaría de Modernización del Ministerio de Hacienda.

En la presentación del encuentro la directora del AN, Emma De Ramón, expresó a los participante que: "Desde hace tres años que preparamos el Archivo Electrónico, el año pasado terminamos con la habilitación de un depósito para documentos electrónicos. Por ello les invitamos a trabajar con nosotros, a hacer del cumplimiento de la Ley 21.180 (de Transformación Digital del Estado) una instancia colaborativa y llena de oportunidades, para que la ciudadanía tenga acceso a los documentos que producimos, en pro de la transparencia y el buen gobierno".

En tanto, Hernán Cabrera, coordinador del AE, señaló que la transformación digital no es solo una ley sino una realidad, y que se han abiertos espacios que antes se creía que eran imposibles, y en este marco la transferencia de documentos electrónicos cobra relevancia: "Ahora el Estado cuenta con una plataforma para la transferencia y preservación de documentos digitales, con una implementación basada en estándares internacionales, inédita e innovadora en el contexto de los archivos nacionales latinoamericanos".

A continuación, en el encuentro fueron abordados algunos aspectos de la Ley de Transformación Digital, la metodología para transferir electrónicamente al AN y las principales características de la plataforma tecnológica para la transferencia.

Pilar Díaz, archivera del AE, comenzó explicando -de manera general- las implicaciones que tiene Ley 21-180 en la gestión de la Administración Pública. "Esta ley genera dos cambios significativos que modifican el panorama de trabajo. Uno que obliga a que las instituciones públicas deben ejecutar sus procesos administrativos en plataformas electrónicas y, por ende, se genera un expediente electrónico. Y, también, mandata a que el Archivo Nacional a desarrollar un Archivo Electrónico, encargado estos expedientes electrónicos y preservarlos a largo plazo", manifestó.

Su exposición prosiguió con los cambios que implica la transferencia de documentos electrónicos al AN, los elementos importantes a considerar en el proceso y los beneficios para las organizaciones y la ciudadanía. Asimismo, mencionó los factores de éxito en la creación del AE.

Más tarde, Gabriela Andaur, también archivera del AE, presentó la metodología que ha desarrollado el equipo para trabajar con las instituciones públicas, la cual está basada en cuatro características: procedimientos normalizados; trabajo colaborativo; fichas electrónicas que recogen los avances de las instituciones en el proceso de transferencia y, por último, la retroalimentación constante. Detalló, además, los pasos necesarios para una transferencia electrónica y mostro la plataforma web desarrollada para ello.

Finalmente, enseñó las principales preguntas frecuentes que realizan los servicios públicos respecto al tema, e invitó a los asistentes a mandar sus consultas al correo archivo.electronico@archivonacional.gob.cl

Ver charla Transferencia electrónica desde las instituciones públicas al Archivo Nacional