En el marco del Seminario Internacional del Año Iberoamericano de los Archivos para la transparencia y la memoria "El lugar de los archivos: acceso a la información, transparencia y memoria", realizado a principios de noviembre, en España, fue emitida la "Declaración de Madrid", la que refuerza el compromiso con la preservación, conservación y difusión de los archivos de Iberoamérica.

El texto es fruto del diálogo que se generó en las intervenciones de especialistas, académicos, funcionarios públicos y demás profesionales que participaron en el encuentro.

El documento expresa que los archivos: garantizan el acceso a la información a la documentación pública a los ciudadanos; con buenas prácticas en gestión documental permiten la promoción de un buen gobierno, la transparencia administrativa y la lucha contra la corrupción; ponen a disposición de la ciudadanía el patrimonio histórico, y son fundamentales para el resguardo y la recuperación de la memoria de la sociedad y las personas; son esenciales para hacer posible los derechos al saber y a la verdad; tienen un desafío frente a la transformación digital y la preservación de la documentación electrónica; y deben contar con una legislación y normativas actualizadas, entre otros aspectos.

Finaliza, exponiendo que: "los archivos públicos y privados juegan un papel fundamental en las políticas de transparencia y memoria. Por lo tanto, declaramos que es necesario que los Estados y la sociedad en su conjunto reconozcan y valoren la función e impacto social que tienen los Archivos, que las instituciones encargadas promuevan su organización y profesionalización, garanticen su financiamiento, favorezcan su descentralización y articulación con otros actores y, finalmente, potencien la difusión y visibilidad de su función democratizadora".
La Declaración de Madrid en castellano y portugués, la cual pretende ser elevada a la XXVII Cumbre de Jefes de Estado y de Gobierno, a efectuarse en 2020, en Andorra.

El seminario

El programa de cooperación Iberarchivos, la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA), la Secretaria General Iberoamericana (SEGIB) y los Archivos Estatales de España, con el apoyo de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, convocaron al encuentro archivístico iberoamericano, donde participaron distintos representantes de los Archivos Nacionales y Generales de Iberoamérica así como de Filipinas y Puerto Rico.

Cristina Díaz, Secretaria Técnica de Iberarchivos, resaltó los logros que ha alcanzado el programa de cooperación internacional con el apoyo a 1.314 proyectos archivísticos, que fomentan el acceso, organización, descripción, conservación y difusión del patrimonio documental, que contribuye de manera decisiva a consolidar el Espacio Cultural Iberoamericano.

El seminario fue un foro abierto que permitió fortalecer los lazos de trabajo e investigación en el área de archivística y gestión documental. Algunos de los temas que se desarrollaron en el encuentro archivístico fueron: archivos y patrimonio documental; programas de apoyo a los archivos; archivos como depositarios, el derecho de acceso a la información; la rendición de cuentas y la protección de datos; la gestión de riesgos para enfrentar desastres naturales y cambio climático en la preservación del patrimonio documental; datos e información sobre los archivos de Iberoamérica; los archivos en la era digital, y las necesidades de los Archivos Nacionales de Iberoamérica para lograr un buen funcionamiento, entre otros.

La presidenta en funciones de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA), Emma De Ramón, destacó el apoyo de especialistas, en distintos temas, para redactar la declaración que recoge las necesidades reales de los Archivos de Iberoamérica y refleja los retos y desafíos del desarrollo archivístico en Iberoamérica.

En el evento participaron directores, directoras y representantes de los Archivos Nacionales de Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, España, Filipinas, México, Perú, Portugal, Puerto Rico, República Dominicana y Uruguay.